ÜST DÜZEY YÖNETİCİ ASİSTANI

Genel Nitelikler

• Ön Lisans veya Lisans mezunu olmak,
• Tercihen Büro yönetimi ve Yönetici asistanlığı bölümlerinden mezun olmak,
• En az 2 yıl deneyimli olmak,
• İyi derecede İngilizce bilmek,
• MS Office programlarını ve Google uygulamalarını iyi seviyede kullanabilmek,
• Seyahat engeli bulunmamak,
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmek,
• İstanbul Anadolu Yakasında ikamet etmek,
• Erkek adaylar için askerlik görevini tamamlamış olmak,

Genel Yetenekler

• Firma temsiline ve dış görünüşüne önem vermek,
• Disiplin ve sorumluluk bilinci yüksek olmak,
• Diksiyonu düzgün ve iletişim becerisi yüksek olmak,
• İletişim, planlama ve organizasyon becerileri gelişmiş,
• Hızlı tempolu bir ortamda yüksek performans hedeflerine ulaşma ve son teslim tarihlerine ulaşma becerisini gösterebilmek,
• Şirket içinde ve dışında verilecek tüm sorumlulukları üstlenebilmek.

İşin Tanımı

• Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarını, uçak bileti, otel rezervasyonlarını ve alım işlemlerini gerçekleştirmek.
• Yönetim Kurulu Başkanı/Başkan Yardımcısı ve Genel Müdür’ün pasaport ve vize alım işlemlerinin organizasyonunu sağlamak.
• Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün toplantı/görüşme organizasyonlarının uygunluklarının alımını ve takvim girişlerini gerçekleştirmek.
• Yönetim Kurulu toplantılarını organize etmek ve kurul kararlarını deftere işlemek.
• Şirket içi düzenin korunmasını sağlamak, toplantı odalarının kontrollerini gerçekleştirmek.
• Temizlik personellerinin işlemlerini takip etmek, yemek organizasyonlarını gerçekleştirmek, market alışverişlerinin kontrolünü sağlamak.
• Şirket araçlarının kontrollerinin sağlanıyor oluşunu takip etmek.
• Şirketler için gerçekleştirilecek olan satın alım işlemlerini takip etmek ve uygunluk alınmasını sağlamak.
• Proje Yönetim Sistemi Yönergesi’ne uygun olarak şirket içerisinde gerçekleştirilmekte olan projelerin takibini sağlamak.
• Satış Birimi tarafından paylaşılmakta olan günlük,haftalık ve aylık çalışma raporlarının kontrollerini sağlar ve raporlarda yer alan çözümlenmesi gerekmekte olan maddeleri birim yöneticileri ile paylaşmak.
• [email protected] e-posta adresine gelen e-postaları ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
• Şirket içerisinde birimler arasında gerçekleştirilmesi gerekli görülen toplantıların organizasyonlarını gerçekleştirmek, birim yöneticilerini bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını yazmak ve paylaşmak.
• Yönetim tarafından imzalanması gerek olunan sözleşme/evrak kontrollerinin ilgili birimler(hukuk-iç kontrol)tarafından yapılmasını sağlamak ve daha sonra imzalanması için onaya sunmak.
• Şirket e-posta adreslerinin açılış ve kişilerin ilgili grup e-postalarına eklenmesi işlemlerini gerçekleştirmek.